kintoneの作業日報で作業状態の「見える化」を実現

kintoneで作業日報アプリを作成し、作業員がタブレット端末から「開始」「中断」「終了」の3つのボタンを押すだけで作業時間を記録できる仕組みで現場への定着を図り、１週間の作業予定をガントチャーで表示して、作業の進捗状況を「見える化」しました。

企業概要

会社名株式会社稲田製作所

業　種金属部品の旋盤加工（製造業）

課題背景スケジュール管理を社長が一人で担当、作業時間の記録と管理が出来てなかった。

主な成果週間スケジュールの「見える化」と作業時間の記録を作業計画策定に有効活用

現場の課題

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スケジュール管理が社長一人に集中していた

案件ごとの工程スケジュールや納期管理は社長が１人で担当しており、得意先からの問い合わせが入るたびに社長が現場に確認し、折り返し電話やメールで回答するという流れが常態化しており、社長の業務負荷が非常に大きくなっていました。
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紙の日報とエクセルでは作業時間の管理が困難だった

部品の種類ごとに作業時間を記録・管理し、標準作業時間と実績の差異分析を行いたいという長年の課題がありました。しかし、紙の日報とエクセル表では記録・集計の手間が大きく、実用的な分析ができていませんでした。
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1週間の作業計画が「見える化」されていなかった

複数の案件を並行して進める現場では、誰がいつ何の作業をしているかを一目で把握する手段がなく、作業の優先順位付けやスケジュール調整が感覚頼みになっていました。突発的な変更や急ぎの案件が入った際の対応も、属人的な判断に委ねられていました。

ご提案とサポート内容

①

ワンタップで作業時間を記録できる「作業日報アプリ」を構築

kintoneに作業日報アプリを作成し、現場の作業員がタブレット端末から「開始」「中断」「終了」の3つのボタンを押すだけで作業時間を自動記録できる仕組みを構築しました。入力の手間を最小限に抑えることで、現場への定着を図りました。

▲ 作業日報アプリ画面。上部の「開始」「中断」「終了」ボタンで作業時間を記録します。
②

1週間の作業予定をガントチャートで「見える化」

作業日報アプリに作業計画（開始日時・終了日時・作業時間の見込み）を登録し、1週間分の時間帯別スケジュールをガントチャートとして表示できる機能を追加しました。担当者ごとの稼働状況が一覧で確認でき、現場と事務所のどちらからでもリアルタイムに参照できます。
③

作業状態をガントバーの色で直感的に把握

「準備中」「作業開始」「中断」「作業完了」の4つの状態に応じてガントチャートのバーの色が自動で変わるように設定しました。画面を見るだけで現在の作業状況が瞬時に分かるため、確認のためだけのやりとりが大幅に減りました。

▲ ガントチャート画面。1週間の担当者別スケジュールを色分けで表示します。

④

ボタン操作で作業予定を実績に自動更新

「開始」「中断」「終了」ボタンを押した際に、作業計画として登録していた予定時間を実際の開始時刻・終了時刻で自動的に上書きします。計画と実績が常に連動するため、入力の二度手間が生まれません。

⑤

過去の実績から平均作業時間を算出し、次回の計画を自動入力

部品の種類ごとに過去の作業時間の実績を集計し、平均作業時間を自動で算出します。次の作業計画を登録する際は「開始日時＋平均作業時間」で終了予定時刻が自動計算されるため、精度の高いスケジュール見積もりが誰でも簡単に行えます。

お客様の声

作業時間の見積もり精度向上
案件ごとの作業予定を過去の実績データから平均時間で計算して組めるようになりました。これまで感覚で見積もっていた作業時間が、データに基づいた数字になるので、スケジュールの精度が格段に上がることが期待できます。
スケジュールの見える化
案件ごとのスケジュールと作業の進み具合が、ガントチャートで一目で分かるようになりました。以前は社長に聞かないと状況が分からなかったのが、画面を見れば誰でも確認できます。
優先順位の判断がしやすくなった
1週間分の作業計画が一覧で見えるようになったので、急ぎの案件が入ってきたときも、スケジュールの組み替えがしやすくなりました。何を優先すべきか判断しやすくなったのが一番の変化です。
問い合わせ対応がスムーズに
得意先から「今どの状態ですか？」と問い合わせがあっても、その場でガントチャートを確認してすぐに回答できることが増えました。以前は折り返しの電話が必須でしたが、そのロスがなくなりつつあります。
今後の展望
将来的には、得意先にもこのガントチャート画面を共有できる仕組みを作りたいと考えています。そうなれば、電話での進捗確認がほぼなくなるはずです。kintoneはそこまで発展させられる可能性を感じています。