ステータス一括更新プラグイン ― プロセス管理の”承認待ち”を無くす

プロセス管理の「承認」を一括処理できるプラグインです。申請者の上司を自動セットする機能もあります。

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このプラグインで解決できる問題

　kintoneの標準機能である「プロセス管理」は、申請から承認までのワークフローを簡単に構築できる便利な機能です。しかし、ステータスの変更（承認・却下など）はレコードを1件ずつ開いて実行するのが基本仕様です。

「今日中に20件の経費申請を承認しないといけないのに、いちいちレコードを開いてボタンを押すのが面倒…」

そんな状況を解決するために開発したのが、今回ご紹介する 「ステータス一括更新プラグイン」 です。

プロセス管理を業務で使い込むほど、次のような不満が出てきます。

• 承認作業が単純作業になっている：
  　申請内容を確認済みの案件を、1件ずつ開いて「承認する」ボタンを押すだけの作業に時間を取られる
• 月末・締め日に承認が集中する：
  　経費精算や勤怠承認など、締め日前後にまとめて何十件も処理しなければならない
• 承認ルートが複数ある：
  　「通常承認」「上司による差し戻し」「代理承認」など、状況に応じて複数のアクションを使い分けたいが、標準機能では一覧画面から選んで実行できない
• 承認者の設定が煩雑：
  　申請者ごとに上司（承認者）が異なる場合、レコードを作成するたびに承認者を手入力しなければならない

これらはすべて、「レコード一覧画面から、表示中の複数レコードをまとめて処理したい」という一言に集約されます。本プラグインは、この課題をプロセス管理の設定を一切変更することなく解決します。

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プラグインの機能と特徴

一覧画面から複数レコードのステータスを一括更新

対象の一覧ビューを開くと、画面上部に 「実行するアクションを選ぶドロップダウン」 と 「一括更新」ボタン が表示されます。ドロップダウンでアクション（例：「承認する」「差し戻す」）を選び、ボタンを押すだけで、画面に表示されているレコードのうち対象ステータスのものをまとめて処理できます。

※標準機能のレコード一覧表の「絞り込み表示」の検索結果のレコードを一括更新の対象にします。
例）「ステータス＝申請中」や「申請金額＞100,000円」の条件検索結果を一括更新の対象にします。
ただし、ログインユーザーにアクションの実行権限が無い場合、一括更新から自動的に除外されます。

上記のレコード一覧表のステータスが「申請中」で且つ「代理承認者」がログインユーザーと一致しているレコードのみを「代理承認する」を選択して一括更新しているデモ画面です。

複数の承認ルートに対応

「承認する」「差し戻す」「代理承認する」など、プロセス管理に設定された複数のアクションを一覧画面のドロップダウンから自由に切り替えて実行できます。
もちろん「作業者以外でも実行できるアクション（代理承認など）」にも対応しています。

権限チェックはプロセス管理の設定をそのまま利用

「このアクションを実行できるユーザー」は、アプリのプロセス管理に設定された作業者情報をそのまま参照するため、プラグイン側で別途設定する必要は無いので設定の二重管理が発生しません。ログインユーザーに権限が無い（作業者、又は代理承認者ではない）レコードは、一括更新の実行時に自動的に除外されます。

申請者の上司を自動セットするオプション機能付き

• オプション機能の「上司（承認者）自動設定」を有効にすると、レコードの新規作成・編集画面を開いた瞬間に、申請者ユーザーの上司情報をCybouz共通管理のユーザー情報から自動取得して「上司」フィールドへ自動セットしますので、「誰を承認者にすればいいんだっけ？」と迷う必要がなくなります。

安心して使えるセーフ設計

• 一覧に表示されていない100件を超えるレコードがあっても、自動的に分割して一括処理します
• ボタンの連打による二重処理を防止します
• アプリ側でプロセス管理の設定（アクション名やステータス名）が変更された場合は、実行前に検知して注意メッセージを表示します
• ログインユーザーにアクションの実行権限が無いレコードは、自動的に一括更新から除外されます。
• 動作確認用のデバッグモードを搭載しており、設定画面からON/OFFを切り替えられます

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導入前の準備作業

本プラグインは、プロセス管理の設定が行われているアプリで動作します。
（プロセス管理が未設定のアプリでは、プラグイン設定画面で警告アラートを表示します）

アプリのフォームとフィールド設定内容

アプリのフォームに以下の３種類のユーザー選択型フィールドを設定してください。

• 申請者（初期値：ログインユーザー）
• 上司　（初期値：なし　→　プラグインの機能で申請者の上司=bossの値を自動セット可）
• 代理承認者（初期値は任意）「作業者以外でも実行できるアクション」が未設定なら不要です

アプリのプロセス管理の設定内容

• 標準機能のアプリの設定＞プロセス管理で、ステータスとプロセスを設定します。
  以下の図の通り設定すると、ログインユーザーと選択できるアクションの関係は以下の通りです。
• ステータスが「申請中」の場合、ログインユーザー別に、以下の４つのアクションが選択可能。
  • ログインユーザーが「上司」と同じ場合は、「承認」と「差し戻し」が実行できます。
  • ログインユーザーが「代理承認者」と同じ場合は、「代理承認する」が実行できます
  • ログインユーザーが「申請者」と同じ場合は、「取り戻す」が実行できます
    

上記アプリのテンプレート

デモ画面と同じ動作をする設定内容のアプリテンプレートをご提供します。
以下のファイルをダウンロードしてご利用ください

Cybozu共通管理でユーザー情報の「上司」を設定する方法

Cybozu共通管理の組織とユーザー情報の設定＞プロフィール項目の設定と操作します。
プロフィール項目設定の下にあるカスタマイズ項目の設定の追加ボタンで項目を50個まで追加できます。

カスタム項目の「上司」を追加出来たら、ユーザー情報の変更で上司を設定します。

プラグインの設定方法

設定はすべてノーコードで完結します。アプリにプラグインを追加し、設定画面を開きます。

1. 一括更新を実行するビュー を一覧から選択します。
2. 「一括更新」ボタンに表示する文言 を自由に設定できます（例：「まとめて承認」など、業務に合わせて変更可能）。
3. アプリのプロセス管理に設定されている アクション一覧が自動的に表示 されるので、一覧画面のドロップダウンに出したいアクションのスイッチをONにするだけです。各アクションの隣には「誰が実行できるか」を確認できるプレビュー欄も用意されています。
4. 上司自動設定機能 （任意）を使う場合は、申請者フィールド、承認者フィールド、カスタムフィールド名（初期値：boss）を選ぶだけで設定完了です。
5. 「保存する」をクリックすれば、その場でアプリに反映されます。

フィールドコードを手入力したり、JavaScriptを編集したりする必要は一切ありません。

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利用上の注意事項

• 本プラグインを利用するには、あらかじめアプリの 「プロセス管理」機能を有効化 し、ステータスとアクションを設定しておく必要があります。
• 「誰が実行できるか」はアプリのプロセス管理設定（作業者・実行可能ユーザー）がそのまま適用されます。
• 実行画面のドロップダウン部品は外部CDNから読み込むため、社内ネットワークで外部通信が制限されている環境ではご利用前に接続確認をお願いします。
• 上司自動設定機能は、cybozu.com共通管理の「カスタマイズ項目」機能を利用します。あらかじめ管理者による項目設定が必要です。
• 動作確認用のデバッグモードは、詳細ログがブラウザのコンソールに出力される仕様のため、本番運用時は必ずOFF にしてご利用ください。

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まとめ

「ステータス一括更新プラグイン」は、kintoneのプロセス管理を使ったワークフローにおける「1件ずつの承認作業」という日常的なストレスを解消するプラグインです。

• 一覧画面からまとめて承認・差し戻し・代理承認
• プロセス管理の設定をそのまま権限チェックに活用（二重管理なし）
• 上司・次の承認者の自動セットで入力の手間を削減
• ノーコードで設定完了、JavaScriptの知識は不要

申請・承認フローを持つ経費精算、稟議、勤怠管理など、あらゆる承認業務のアプリに組み込んでいただけます。日々の承認作業を効率化したい方は、ぜひ導入をご検討ください。

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💻 試用版プラグインのお申込み

本プラグインの試用版（60日間）をご希望の方は、以下のフォームからお申し込みください。
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★★ kintoneの「ドメイン名」は正確にご記入ください。★★

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本プラグインは、下記の料金プランで販売しています。
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簡易サポート契約では、当サイトのアプリテンプレートとプラグインを合計6種類までご利用できます。
会員サポート契約では、導入支援から運用ヘルプデスク対応をフルサービスでご提供します。

リリースノート

【名称】ステータス一括更新プラグイン

【概要】プロセス管理の承認を一括処理できるプラグインです。申請者の上司を自動セットする機能もあります。

このプラグインで利用しているOSSのライセンスは以下の通りです。

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