「申請は来ているのに、承認作業が追いつかない」──kintoneのプロセス管理を使ったワークフローで、こうした”承認待ちの山“に悩まされている現場は少なくありません。
今回は、ステータス一括更新プラグインを、導入するときの注意点と、実際の業務でどう活用できる事例を交えてご紹介します。
このプラグインで解決できる問題
kintoneのプロセス管理では、ステータスの変更（承認・差し戻しなど）は基本的にレコードを1件ずつ開いて実行します。内容を確認済みの申請が何十件も溜まっている状態でも、1件ずつクリックして処理するしかありません。
ステータス一括更新プラグインを使えば、プロセス管理で処理待ちのレコードをボタン一発でまとめて「承認」「差し戻し」できます。承認者が「内容はもう確認済み、あとは処理するだけ」という状態のレコードを溜め込まず、その場で一気に処理できるようになります。
重要：導入前に立ち止まって考えていただきたいこと
ここで一つ、大切なお願いがあります。
申請ワークフローの処理が停滞する原因は、多くの場合システムの外側にあります。 具体的には、
- 業務フローの設計に無理がある（承認ステップが多すぎる、経由が不要な承認者を通している等）
- 決裁権限規定が実態に合っていない（金額や重要度に応じた権限委譲がされていない）
- 承認者本人の業務量やスキルが役割に見合っていない
- 権限移譲・代理承認のルールが整備されていない
といった、組織体制や業務ルール側の課題が真因であるケースが非常に多いのです。
このような場合、一括処理機能を導入して「とりあえず承認作業を一括処理できるようにする」ことは、根本原因を放置したまま、単純作業を自動化しているだけになってしまいます。
承認者が中身を精査せずに「一括承認」する運用が常態化すれば、内部統制上のリスクにもなりかねません。
本プラグインを導入する際には、ぜひ一度、業務プロセス側の課題も一緒に検討してください。
- その業務ステップに承認は本当に必要か
- 承認権限は適切な人・適切なレベルに委譲されているか
- 定型的で低リスクな申請と、個別に精査すべき申請を区別できているか
上記の３つの問いで業務側の課題を見直したうえで、「業務プロセスとしてすでに妥当性が確認できている、定型的なまとめ処理」に対して活用いただくことをおすすめします。後述の活用事例も、この考え方を前提にしています。
参考記事
プラグインの実行のデモ画面
対象の一覧ビューを開くと、画面上部に 「実行するアクションを選ぶドロップダウン」 と 「一括更新」ボタン が表示されます。ドロップダウンでアクション（例：「承認する」「差し戻す」）を選び、ボタンを押すだけで、画面に表示されているレコードのうち対象ステータスのものをまとめて処理できます。
プラグインの特徴
- 一覧画面からワンクリックで一括処理
表示中のレコードのうち対象ステータスのものだけを、選んだアクションでまとめて更新できます - 複数の承認ルートに対応
「承認」「差し戻し」「代理承認」など、プロセス管理に設定された複数のアクションをドロップダウンで切り替え可能です - 権限はプロセス管理の設定をそのまま利用
プラグイン側で別途権限を管理する必要がなく、二重管理になりません - 上司を自動セット
新規の申請書（レコード）作成時に申請者の上司を自動判定するオプション機能があります。 - 安全設計
100件超のレコードも自動分割処理、ボタン連打防止、プロセス管理設定とのズレを検知して自動警告
プラグインの設定方法
アプリにプラグインを追加し、アプリの設定＞設定＞プラグインで、プラグインの設定画面を開きます
- 一括更新を実行する一覧ビューを選択する
- 一括更新ボタンのテキストを変更する（初期値：一括更新）
- プロセス管理のアクション一覧から、一覧画面に表示したいアクションのスイッチをONにする
- （任意）上司自動設定機能を使う場合は、申請者フィールドと承認者フィールドを選択する
- 「保存する」をクリックして完了
プラグインの活用事例
いずれも、「定型的・低リスクで、承認者がすでに内容を確認済みの案件」を一括処理の対象とすることを前提にした事例です。
事例1：経費精算の月末一括承認
課題：月末になると交通費・少額経費の申請が集中し、経理担当者が1件ずつ承認するだけで半日以上かかっていた。
活用法：プロセス管理の実行条件（filterCond）で「1万円以下」「規定の経費科目」など定型条件に合致する申請だけを承認対象に絞り込み、確認済みの申請をまとめて承認。高額・非定型の申請は自動一括処理の対象のレコード一覧表の「絞り込み条件」で除外して、個別承認が必要な申請書を残す。
事例2：勤怠承認（残業・休暇申請）の月次締め処理
課題：月末の勤怠締めのタイミングで、チームリーダーが部下十数名分の残業・休暇申請を1件ずつ承認する必要があり、締め日直前に作業が集中していた。
活用法：日々の申請内容はチームリーダーが都度確認済みという運用を前提に、締め日に「承認待ち」ステータスの申請をまとめて承認。個別の確認プロセス自体は変更せず、最後の”押す作業”だけを一括化。
事例3：定型稟議・少額購買申請の一括承認
課題：消耗品や定型的な備品購入など、決裁権限規定上すでに部門長の裁量で承認してよいと定められている稟議まで、1件ずつ処理していた。
活用法：決裁権限規定に沿って「一定金額以下・定型品目」の稟議だけを対象に一括承認を運用。金額や品目が規定を超える稟議は、引き続き個別の詳細確認フローに残す。
事例4：日報・週報の確認処理
課題：営業担当者が毎日提出する日報を、上長が内容を読んで「確認済み」にステータスを変更する運用だったが、確認自体は完了しているのにステータス変更だけが後回しになっていた。
活用法：上長が日報の内容確認を終えたあとに、まとめて「確認済み」へステータス変更。確認そのものを省略するのではなく、確認後の事務処理だけを効率化。
事例5：研修・社内イベント参加申込の受理処理
課題：人数上限のない定型研修の参加申込みが、申込期間終了後にまとめて数十件届き、人事担当が1件ずつ受理処理をしていた。
活用法：申込内容に個別審査が不要な研修・イベントに限り、申込期間終了後にまとめて「受理済み」へ一括更新。個別選考が必要なイベント（応募制研修など）は対象外として運用を分ける。
事例6：現場の検品・検査記録の承認
課題：製造・品質管理の現場で、作業者が入力した検品記録を品質管理者が1件ずつ確認・承認しており、検査件数が多い日は承認作業がボトルネックになっていた。
活用法：品質管理者が記録内容（数値・写真など）を確認し問題なしと判断した記録について、まとめて「承認済み」に更新。異常値や要確認フラグが立った記録は「絞り込み検索」で一括対象から除外し、個別対応を継続。
事例7：不在時の代理承認とルール違反申請の一括差し戻し
課題：承認者が出張・休暇で不在の間、申請が承認待ちのまま滞留してしまう。また、申請内容に明らかな不備がある案件が個別に混在し、都度差し戻すのが手間だった。
活用法：あらかじめプロセス管理に設定した「代理承認」アクション（作業者以外でも実行できるアクション）を使い、権限移譲されたバックアップ担当者がドロップダウンから代理承認をまとめて実行。あわせて、明らかな不備がある申請は「差し戻し」アクションでまとめて差し戻し、個別対応が必要な案件だけを承認者の手元に残す。
まとめ
「ステータス一括更新プラグイン」は、承認待ちで停滞しがちなワークフローに対して、すでに内容確認が済んでいる定型的な処理をまとめて実行することで、承認業務のボトルネックを解消するプラグインです。
一方で、承認処理の停滞そのものに悩んでいる場合は、プラグインを入れる前に、業務フローの設計・決裁権限規定・承認者の権限移譲ルールを見直すことが本質的な解決につながります。今回ご紹介した7つの事例も、業務プロセス側の整理ができていることを前提に、「まとめて処理してよいと判断できるもの」だけを対象にしている点が共通しています。
自社の承認フローを見直したうえで、「これは一括処理してよい」と判断できる業務が見つかったら、ぜひ本プラグインの導入をご検討ください。
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