kintoneの標準機能には、伝票番号等の自動採番機能がありませんが、Javascriptによるカスタマイズやプラグインの利用で自動採番の機能を実装出来ます。
下記のデモ画面の様に、伝票番号のフィールドに「YYYY-A9999」の書式で下4桁の数字を自動的にカウントアップする機能を実装しています。真ん中の記号「-A」は好きな記号を設定できます。
年が新しくなると下4桁の数字のカウンタは0001番にリセットされます。
自動採番機能の実装メリット
kintoneの標準機能にない「自動採番」機能をカスタマイズで実装することで、以下のメリットがあります。
人的ミスの防止とデータ整合性の向上
手作業で番号を採番する場合、「番号の重複」「採番漏れ」「桁数の間違い」といったヒューマンエラーがどうしても発生しがちです。自動採番を実装することで、誰が・いつレコードを登録しても、必ずユニークで正しい体系の番号が自動で付与されます。
これにより、データの正確性が担保され、後からデータを検索したり、集計したりする際の信頼性が格段に向上します。例えば、「見積番号」が正確に採番されていれば、後続の「受注管理アプリ」や「請求管理アプリ」とデータを連携させる際にも、間違いなく紐付けができます。
業務効率の大幅な向上
自動採番を導入すると、これまで採番にかけていた手間と時間を丸ごと削減できます。
- 過去の番号の確認が不要に: 「最後の番号は何番だっけ？」と過去のレコードや管理台帳を確認する手間がなくなります。
- 採番ルールを覚える必要がない: 「”Q”の後に西暦の下2桁、その後に月、そして4桁の連番…」といった複雑なルールを覚える必要もありません。
- 本来の業務に集中: 従業員は番号を考えることなく、入力作業そのものに集中できます。特に、見積書や注文書、問い合わせ管理のように、日々多くのレコードが作成される業務では、その効果は絶大です。
管理コストの削減と属人化の解消
自動採番機能がない場合、多くはExcelなどで別途「採番管理台帳」を用意して二重管理を行っています。自動採番を実装すれば、kintone上で採番が完結するため、この管理台帳が不要になります。
これにより、管理台帳のメンテナンスにかかる手間や、更新漏れによるトラブルのリスクがなくなります。また、特定の担当者しか知らない「暗黙の採番ルール」といった業務の属人化を防ぎ、誰でも同じ品質で業務を遂行できる体制を構築できます。
検索性と追跡性の強化
「部門コード-年月-連番」のように、意味のある情報を含んだ採番ルールを設計することで、番号を見るだけで、そのレコードがどのような内容なのかを直感的に把握できるようになります。
これにより、目的のレコードを素早く検索できるだけでなく、複数のアプリをまたがる業務プロセス全体の追跡も容易になります。結果として、業務の可視性が高まり、問題発生時の原因究明や対応も迅速化します。
自動採番は、単に番号を振る作業を自動化するだけではありません。データの品質、業務スピード、管理コスト、そしてガバナンスの強化にまで貢献する、費用対効果の非常に高いカスタマイズと言えるでしょう。
自分でカスタマイズしてみたい方へ
以下の記事で、Kintoneアプリに自動採番機能を付加するカスタマイズの事例を紹介しています。
記事内で紹介しているカスタマイズコードは、無料で利用できるので是非挑戦してみて下さい。
「note:アプリ活用研究会」は、当サイトのメンバーが執筆しています。
無料プラグインの紹介
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必要十分な機能が備わっており、かつ無料で利用できるので大変お勧めです！
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アプリテンプレートを利用すれば、デモ画面の様に動くアプリを簡単に導入できます。
設定方法や操作方法もサポート対象です。
■ 料金プラン
本記事でご紹介しているアプリテンプレートを、下記の料金プランで販売しています。
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簡易サポート契約では、当サイトのアプリテンプレートとプラグインを合計6種類までご利用できます。
会員サポート契約では、導入支援から運用ヘルプデスク対応をフルサービスでご提供します。
| 項目 | 単品サポート | 簡易サポート | 会員サポート |
|---|---|---|---|
| 料金体系 | 30,000円 (税抜) | 120,000円 (税抜) | 360,000円 (税抜) |
| 契約期間 | なし | 毎年更新 | 6か月更新 |
| 導入サポート | ✔ | ✔ | ✔ |
| メールサポート | 2回まで | ✔ | ✔ |
| チャットサポート | × | ✔ | ✔ |
| 運用ヘルプデスク対応 | × | × | ✔ |
| バージョンアップ対応 | × | ✔ | ✔ |
| 商品のご利用範囲 | 本商品のみ | 6種類までご利用可能 ユーザー数10名まで |
無制限 ユーザー数30名まで |
| お問い合わせ／お申し込み | 準備中 |
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